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Provisionsabrechnung im Vertrieb: Modelle, Beispiel, Vorlage
Provision ist der Teil des Verdienstes, der vom Erfolg abhängt. Sie motiviert nur, wenn jeder im Team nachrechnen kann, wie sie entsteht. Eine gute Provisionsabrechnung schafft genau das: Jede Zahl führt zurück auf eine bezahlte Rechnung. Das gilt für angestellte Vertriebler genauso wie für freie Setter, Closer und Handelsvertreter.
Sechs Provisionsmodelle im Vertrieb
Die meisten Provisionsmodelle sind eine Mischung aus diesen sechs. Wichtig ist, dass jeder im Team sein Modell in zwei Sätzen erklären kann.
| Modell | So funktioniert es | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Fester Satz | Ein Prozentsatz vom Netto-Auftragswert, zum Beispiel 10 %. | du einfache Regeln willst und die Marge bei allen Produkten ähnlich ist. |
| Staffel | Ab einer Schwelle steigt der Satz, zum Beispiel 5 % bis 10.000 € Umsatz im Monat und 8 % darüber. | du besonders starke Monate belohnen willst. |
| Provision vom Deckungsbeitrag | Der Satz gilt auf das, was nach Einkauf und Rabatt übrig bleibt. | Margen und Rabatte stark schwanken. Wer Rabatt gibt, trägt ihn mit. |
| Fixum plus Provision | Ein festes Gehalt und eine Provision obendrauf. | es lange bis zum Abschluss dauert oder neue Leute erst lernen. |
| Setter und Closer | Zwei Sätze für einen Deal: einer für den Termin, einer für den Abschluss. | dein Team in Rollen arbeitet. Der eine legt Termine, der andere schließt ab. |
| Folgeprovision bei Abos | Provision auf jede bezahlte Monatsrechnung, oft für eine feste Zeit, zum Beispiel zwölf Monate. | du wiederkehrende Umsätze verkaufst. |
Wie hoch der feste Teil sein sollte, hängt von der Aufgabe ab. Je länger es bis zum Abschluss dauert und je mehr Arbeit ohne direkten Abschluss anfällt, desto größer sollte das Fixum sein. Die Provision selbst kommt aus deiner Marge: Rechne zuerst aus, was ein Auftrag dir bringt, wie im Ratgeber Was kostet ein Lead?, und leg dann fest, welcher Teil davon an den Vertrieb geht. Wie Closer meist bezahlt werden, steht im Ratgeber High-Ticket-Closer finden.
Rechenbeispiel: ein Abo, zwei Rollen
Firma A hat ein Monatsabo für 1.200 € netto abgeschlossen. Caller 1 hat den Termin gelegt, Caller 2 hat abgeschlossen. Die Rechnung für Oktober ist bezahlt. Gerechnet wird mit den Sätzen aus unserer Vertragsvorlage für Setter und Closer aus unserem Netzwerk: 10 % fürs Setting, 20 % fürs Closing.
Ob die Provision bei jeder Monatsrechnung fällig wird oder nur bei der ersten, legt ihr im Vertrag fest. Ebenso die Basis: am besten der Netto-Betrag der bezahlten Rechnung, nach Rabatt.
Bei einer Staffel entscheidet ein Satz im Vertrag über viel Geld. Angenommen, ein Caller macht im Monat 15.000 € Umsatz, bis 10.000 € gibt es 5 % und darüber 8 %:
| Staffel | Rechnung | Provision |
|---|---|---|
| Stufenweise: 8 % nur auf den Teil über der Schwelle | 10.000 € × 5 % + 5.000 € × 8 % | 900 € |
| Rückwirkend: ab der Schwelle 8 % auf alles | 15.000 € × 8 % | 1.200 € |
300 € Unterschied in einem einzigen Monat. Schreib deshalb in den Vertrag, welche Variante gilt.
Provisionsrechner für Setter und Closer
Trag den Netto-Betrag einer bezahlten Rechnung und die beiden Sätze ein. Der Rechner zeigt, was Setter und Closer bekommen und was bei dir bleibt.
Wann die Provision entsteht: Abschluss, Rechnung oder Zahlung
| Zeitpunkt | Vorteil | Risiko |
|---|---|---|
| Bei Vertragsabschluss | Der Vertriebler sieht seinen Erfolg sofort. | Zahlt der Kunde nicht, muss die Provision zurück. Das gibt Streit. |
| Bei Rechnungsstellung | Ein klarer Stichtag, leicht zu prüfen. | Dasselbe Risiko, solange die Rechnung offen ist. |
| Bei Zahlungseingang | Provision nur auf Geld, das wirklich da ist. | Der Vertriebler wartet länger, ihm kann ein Vorschuss zustehen. |
Wir empfehlen den Zahlungseingang, bei Abos ganz besonders. Gesetzlich gilt in Deutschland: Der Anspruch entsteht, sobald deine Firma das Geschäft ausgeführt hat. Ihr dürft etwas anderes vereinbaren, dann steht dem Vertriebler aber ein angemessener Vorschuss zu, fällig spätestens am letzten Tag des Folgemonats. Spätestens wenn der Kunde zahlt, ist die Provision verdient (§ 87a Abs. 1 HGB). Steht fest, dass der Kunde nicht zahlt, entfällt sie, und schon gezahlte Provision geht zurück (§ 87a Abs. 2 HGB).
Was in die Provisionsabrechnung gehört
Ist die Abrechnung zugleich eine Gutschrift, braucht sie die Pflichtangaben einer Rechnung, unter anderem Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Vertrieblers und das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 UStG).
Die Vorlage zum Kopieren
So sieht eine Provisionsabrechnung für einen Monat aus. Was in eckigen Klammern steht, ersetzt du durch deine Angaben. Die Zahlen sind Beispieldaten.
| Gutschrift Nr. | [G-2026-10-01] |
|---|---|
| Zeitraum | [1. bis 31. Oktober 2026] |
| Von | [Firma, Anschrift] |
| An | [Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.] |
| Auszahlung | am [Datum] auf das Konto [IBAN] |
| Kunde | Rechnung | Bezahlt am | Netto | Rolle | Satz | Provision |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Firma A | RE-1042 | 06.10.2026 | 1.200,00 € | Setting | 10 % | 120,00 € |
| Firma B | RE-1047 | 14.10.2026 | 4.800,00 € | Closing | 20 % | 960,00 € |
| Firma C | RE-1031 | Storno 20.10.2026 | −2.000,00 € | Closing | 20 % | −400,00 € |
| Summe netto | 680,00 € | |||||
| Umsatzsteuer 19 % | 129,20 € | |||||
| Auszahlung | 809,20 € | |||||
Bei Angestellten fällt keine Umsatzsteuer an, die Summe geht in die Lohnabrechnung. Bei Kleinunternehmern steht statt der Umsatzsteuer ein Hinweis auf § 19 UStG.
In Excel rechnest du die Provision je Zeile mit =D2*F2, wenn in Spalte D der Netto-Betrag und in Spalte F der Satz steht. Eine stufenweise Staffel wie oben rechnet =MIN(D2;10000)*5%+MAX(D2-10000;0)*8%.
Was gesetzlich gilt, in Deutschland und Österreich
- Wie oft: In Deutschland monatlich. Der Zeitraum darf auf höchstens drei Monate verlängert werden, abgerechnet wird spätestens bis zum Ende des nächsten Monats (§ 87c Abs. 1 HGB).
- Für wen: Für Handelsvertreter, also Selbstständige, die ständig für eine Firma Geschäfte vermitteln oder abschließen (§ 84 HGB), und für kaufmännische Angestellte mit Provision (§ 65 HGB).
- Buchauszug: Der Vertriebler kann einen Auszug über alle Geschäfte verlangen, für die ihm Provision zusteht (§ 87c Abs. 2 HGB). Wer jedes Geschäft einzeln abrechnet, hat ihn schon fertig.
- Gutschrift: Die Abrechnung kann die Rechnung des Vertrieblers ersetzen, wenn ihr das vorher vereinbart habt. Widerspricht er, verliert sie diese Wirkung (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Steuern: Für Angestellte ist Provision Arbeitslohn, mit Lohnsteuer und Sozialabgaben. Der Mindestlohn gilt auch bei reiner Provision (§ 1 MiLoG). Selbstständige versteuern die Provision als Einnahme und berechnen Umsatzsteuer, außer sie sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG).
- Österreich: Abgerechnet wird spätestens am letzten Tag des Monats nach dem Quartal, in dem der Anspruch entstanden ist, mit allen Angaben, die für die Berechnung wesentlich sind (§ 14 HVertrG). Auch dort kann der Handelsvertreter einen Buchauszug verlangen (§ 16 HVertrG).
Kurzer Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Fünf typische Fehler
- Die Basis ist offen. Brutto oder netto, vor oder nach Rabatt? Schreib in den Vertrag: Netto-Betrag der bezahlten Rechnung, nach Rabatt.
- Provision auf unbezahlte Rechnungen. Zahlt der Kunde nicht, musst du Geld zurückholen. Das kostet mehr Vertrauen als eine spätere Auszahlung.
- Sätze rückwirkend ändern. Ein neuer Satz gilt ab einem Stichtag für neue Zahlungen. Was schon bezahlt ist, bleibt, wie es war.
- Setter und Closer ungeregelt. Wer bekommt was, wenn der Setter selbst abschließt oder zwei Caller am selben Lead waren? Legt es fest, bevor der erste Deal kommt.
- Nur eine Summe. Eine Abrechnung ohne einzelne Geschäfte lässt sich nicht prüfen. Das bringt Rückfragen und im Streit den Buchauszug.
Excel oder System: So rechnet Vega die Provision
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele im Team Provision bekommen und wo eure Rechnungen heute liegen.
| Weg | Gut für | Grenze |
|---|---|---|
| Excel oder Google Sheets | ein bis zwei Vertriebler mit wenigen Deals | Zahlungen von Hand abgleichen, Fehler beim Kopieren, jeden Monat von vorn |
| Buchhaltungsprogramm | Firmen, deren Rechnungen schon dort liegen | kennt meist keine Rollen wie Setter und Closer |
| Provisionsmodul im CRM | Teams, die alles im CRM pflegen | braucht eine Verbindung zu Rechnungen und Zahlungen |
| Vertriebssystem mit Rechnungen und Provision wie Vega | Telefonteams ab 2 Callern | ein Setup zum Start, dafür keine Abrechnung mehr von Hand |
In Vega hängt die Provision am Lead, vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung. Wer Kunde wird, bleibt im System: Vertrag, Abo und Monatsrechnung per Knopf. Geht die Zahlung ein, rechnet Vega die Provision.
- Sätze je Person: Setting und Closing legst du für jeden einzeln fest.
- Stichtag statt Rückwirkung: Spätere Änderungen fassen eingegangene Zahlungen nicht mehr an.
- Konto für jeden Caller: Jeder sieht, was er verdient hat und aus welcher Zahlung es kommt.
- Abrechnung als Excel: Die Teamleitung bekommt die Abrechnung als Datei, für die Buchhaltung oder das Lohnbüro.
Wie das zusammen mit Calls, Terminen und Deals aussieht, zeigt die Seite Sales Cockpit.
Häufige Fragen
Was ist eine Provisionsabrechnung?
Eine Aufstellung, die für einen Zeitraum jedes Geschäft zeigt, für das jemand Provision bekommt: Kunde, Rechnung, Netto-Betrag, Satz und Provision, dazu Stornos und Vorschüsse. Am Ende stehen die Summe und das Datum der Auszahlung.
Wie rechnet man eine Provision aus?
Netto-Betrag mal Provisionssatz. Bei 1.200 € und 10 % sind das 120 €. Bei einer Staffel kommt es darauf an, ob der höhere Satz nur für den Teil über der Schwelle gilt oder rückwirkend für den ganzen Umsatz. Bei 15.000 € Umsatz, 5 % bis 10.000 € und 8 % darüber sind das 900 € oder 1.200 €.
Wie berechnet man die Provision in Excel?
Steht in Spalte D der Netto-Betrag und in Spalte F der Satz, rechnet =D2*F2 die Provision für Zeile 2. Eine stufenweise Staffel mit 5 % bis 10.000 € und 8 % darüber rechnet =MIN(D2;10000)*5%+MAX(D2-10000;0)*8%.
Wie viel Provision ist normal?
Eine feste Regel gibt es nicht. Die Provision kommt aus deiner Marge, deshalb rechnest du zuerst aus, was ein Auftrag dir bringt. Unsere Vertragsvorlage für Setter und Closer, die wir an Firmen vermitteln, sieht 10 % vom Netto-Auftragswert fürs Setting und 20 % fürs Closing vor.
Ist eine Provisionsabrechnung eine Gutschrift?
Sie kann es sein. Bei Selbstständigen ersetzt sie deren Rechnung, wenn das vorher vereinbart ist und das Wort Gutschrift draufsteht (§ 14 UStG). Widerspricht der Empfänger, verliert sie die Wirkung einer Rechnung. Bei Angestellten läuft die Provision über die Lohnabrechnung.
Wie oft muss die Provision abgerechnet werden?
In Deutschland monatlich, der Zeitraum darf auf höchstens drei Monate verlängert werden. Abgerechnet wird spätestens bis zum Ende des Folgemonats (§ 87c HGB). In Österreich spätestens am letzten Tag des Monats nach dem Quartal, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 14 HVertrG).
Ist Provision steuerfrei?
Im Vertrieb nein. Für Angestellte ist sie Arbeitslohn, Selbstständige versteuern sie als Einnahme. Steuerfrei bleibt zum Beispiel eine gelegentliche Vermittlung durch Privatleute, wenn alle solchen Einkünfte im Jahr unter 256 € bleiben (§ 22 Nr. 3 EStG).
Sieh die Abrechnung im Cockpit.
Im Demo-Call zeigen wir dir mit Beispieldaten, wie aus einem Call ein Kunde, eine bezahlte Rechnung und eine Provision wird, die jeder im Team nachrechnen kann.
Stand: November 2026. Kurzer Überblick zu Recht und Steuern, keine Rechts- oder Steuerberatung. Grundlagen: §§ 65, 84, 87a und 87c HGB, §§ 14 und 19 UStG, § 22 Nr. 3 EStG, § 1 MiLoG (Deutschland), §§ 14 und 16 HVertrG (Österreich). Rechenbeispiel, Vorlage und Bild mit Beispieldaten.